Zasnovano na iskustvu u implementaciji i proveravanju, ukazaćemo na slabosti prilikom implementacije i održavanja sistema menadžmenta kvalitetom koje se najčešće primećuju. Tokom vaših internih provera, bilo bi dobro da obratite pažnju na sledeće primere.

Kontekst organizacije

Najčešći nedostaci su odsustvo jasno definisanih internih i eksternih pitanja koja mogu pozitivno ili negativno da utiču na sposobnost organizacije da ostvaruje očekivane rezultate, kao i odsustvo prioriteta i strategija za njihovo rešavanje. To dovodi do odsustva veze sa planiranjem, odnosno identifikacijom mera koje se odnose na rizike i prilike. Najviše rukovodstvo zaboravlja na činjenicu da su interna i eksterna pitanja dinamička kategorija i da se mogu promeniti. Većina organizacija ne prati svoj kontekst i ne preispituje ga, makar prilikom preispitivanja od strane rukovodstva. Takođe, često nije definisan način na koji je određeno da su pojedine zainteresovane strane relevantne za sistem menadžmenta kvalitetom, kao i kako su pojedini zahtevi relevantnih zainteresovani strana određeni kao relevantni. Najviše rukovodstvo zanemaruje činjenicu da relevantne zainteresovane strane i relevantni zahtevi mogu biti različiti za različite proizvode i usluge i da se mogu menjati.

Predmet i područje primene sistema menadžmenta kvalitetom

Neprecizno i nejasno obrazloženje za izostavljanje zahteva standarda, kao i nejasna veza područja primene sa kontekstom organizacije i važnim zahtevima relevantnih zainteresovanih strana prisutno je kod mnogih organizacija.

Politika kvaliteta

Najčešće nije saopštena unutar organizacije, zaposleni je ne razumeju i ne koriste je kao vodeći princip koji treba razumeti u celoj organizaciji. Uglavnom je okačena na zidu ili oglasnoj tabli što nije dovoljan dokaz da je saopštena i da se razume.

Organizacione uloge, odgovornosti i ovlašćenja

U većini organizacija odgovornosti su definisane na različite načine (sistematizacija, popis i opis poslova…). Međutim raspodela ovlašćenja se redovno zanemaruje.

Mere koje se odnose na rizike i prilike

Postoji mnogo organizacija koje nejasno ili uopšte ne definišu mere koje se odnose na rizike i prilike. Uzrok tome najčešće je nedovoljno razmatranje i razumevanje konteksta organizacije i zahteva zainteresovanih strana. Čak i kada su definisane, efektivnost ovih mera se skoro redovno ne prati. Iznenadili biste se kada bi znali koliko mnogo organizacija smatra Akt o proceni rizika na radnom mestu dovoljnim da pokaže svoje rizike koji proizilaze iz konteksta organizacije.

Ciljevi kvaliteta i planiranje njihovog ostvarivanja

Često vlasnici procesa nisu predvideli kako da reše neuspeh u ostvarivanju merljivih ciljeva kvaliteta. I onda kada su ciljevi ostvareni često se ne sprovodi projekat stalnog poboljšanja kako bi se povećao učinak iznad utvrđenih ciljeva procesa. Takođe, mnoge organizacije ne postavljaju pitanje da li su ciljevi realno postavljeni i da li su previše lako ostvarivi.

Resursi za praćenje i merenje

Zbog nedovoljne kontrole uređaja za praćenje i merenje organizacija može da donese pogrešnu odluku o tome da li da promeni proces ili proizvod ili da ga zadrži kao ispravan. Najčešći nedostatak je da oprema nije dovoljno zaštićena od neovlašćenog podešavanja.

Kompetentnost – obuke

Većina organizacija ima samo raspored održavanja obuka za naredni period koristeći ga kao plan obuke. Takođe, nije jasno definisana identifikacija potrebe za obukom potrebnom za postupke sistema upravljanja kvalitetom, kao i u slučaju izmena u procedurama ili radnim instrukcijama. Druga vrsta propusta je odsustvo definisanih kriterijuma za svaku poziciju koja utiče na kvalitet proizvoda/usluge i odsustvo obuke u okviru utvrđene korektivne mere.

Upravljanje dokumentovanim informacijama

Dokumentovane informacije treba posmatrati kao imovinu organizacije kojom treba upravljati i odgovarajuće zaštititi. Često nije na mestu upotrebe i periodično preispitana. Dešava se da zastarela dokumenta nisu pravilno arhivirana. Ne mogu se slediti promene na dokumentima kao i identitet osobe koja je generisala promene. Takođe, vrlo često se dešava da dokumentovane informacije eksternog porekla nisu identifikovane i zaštićene od neovlašćenih ispravki.