Održavanje ISO standarda - zamka konsultanta ili potreba organizacije
Jedan od većih izazova u poslovanju organizacije je svakako, implementacija ISO standarda. Kao što u uvodu ISO 9001 piše, to je strateška odluka organizacije koja bi pomogla u poboljšanju njenih performansi. Mnoštvo organizacija je svesno potrebe za ISO standardima, iako u tom trenutku ne prepoznaju sve koristi koje oni donose, osim mogućnosti učešća na tenderima.
Prvi korak u rešavanju ovog izazova je angažovanje konsultanta, a zatim i sertifikacija. Potom slede pitanja - šta dalje i kako održati sistem?
Odgovor na ovaj izazov mnoge organizacije vide u dogovoru sa konsultantom da im održava sistem zato što ne žele da misle na ISO standarde i prateću papirologiju. Naravno, uz redovnu finansijsku nadoknadu.
Koja pitanja bi trebalo da postavite sebi pre donošenja odluke o održavanju ISO standarda?
Pre nego donesete odluku na koji način ćete održavati implementirani sistem, jako je važno da postavite sebi pitanja poput navedenih.
• Šta se promenilo kada je konsultant završio posao i šta smo naučili?
• Šta je održavanje sistema?
• Da li smo već imali kakav-takav sistem?
• Da li smo sistem postavili sami ili neko drugi?
• Može li neko drugi da umesto nas održava i unapređuje naš sistem?
• Šta će konsultant raditi između dve provere i da li vredi plaćati za tako nešto?
• Zašto smo nedovoljno obučeni da sami to radimo?
• Ko će nam uraditi internu proveru? Ako to radi konsultant, onda će on proveravati samog sebe?
• Zašto smo tokom sertifikacione provere dobili neusaglašenosti koje nisu otkrivene internom proverom?
Odgovori na ova pitanja bi morali da vas navedu na zaključak da ste doneli pogrešnu odluku, ako ste nameravali da se opredelite za konsultanta. Ukoliko počnete ozbiljnije da proučavate ISO standarde, videćete da ovakav pristup sam po sebi dovodi, ili može dovesti, do velikog broja neusaglašenosti, a pre svih do odsustva posvećenosti najvišeg rukovodstva da pokaže liderstvo i podršku zaposlenima da doprinesu efektivnosti sistema menadžmenta.
Gomila „dobre dokumentacije“ ne znači da ste implementirali ISO standarde, naročito ako niste ili ste nedovoljno bili uključeni u kreiranju i preispitivanju dokumenata. Još gore je ako ta dokumenta nisu ni pročitana, jer konsultant će uraditi sve - održavaće sistem.
Kako onda održavati implementirane ISO standarde?
ISO standardi žive, oni su svakodnevnica i stalno ste sa njima. Okruženje u kome poslujete je veoma dinamično i zahteva brzo reagovanje. Niko kao vi ne može sagledati izmene u internom i eksternom kontekstu, niti da planira mere za rizike i prilike koje proizilaze iz tih izmena. Malo je verovatno da će mišljenje konsultanta biti zasnovano na riziku tokom održavanja vašeg sistema.
Sigurno je da većinu zahteva iz standarda ne zadovoljavate ukoliko sve prepustite konsultantu, što znači da se nećete proslaviti na sertifikacionoj proveri.
Na primer, on će veoma teško sprovesti nepristrasnu internu proveru, a i nije dozvoljeno da proverava svoj rad. Da ne govorimo o zahtevima koji se tiču analiza i vrednovanja, merenja procesa, preispitivanja od strane rukovodstva. Takođe, niko osim vas se ne može baviti posledicama neusaglašenosti ili preispitivanjem efektivnosti korektivnih mera i da pritom, ažurira rizike i prilike.
Morate stalno da poboljšavate pogodnost, adekvatnost i efektivnost vašeg sistema menadžmenta kvalitetom. Ovaj, kao i mnoge druge izričite zahteve standarda samo vi možete da sprovedete i samo vi možete da obezbedite odgovarajuće dokaze za to.
Može vam se, naročito na početku, učiniti da ste dobili dodatni teret s kojim se treba izboriti, a imate mnoštvo drugih obaveza i „važnijih“ stvari. Nije tako, jer kada se suočite sa izazovima imate dve opcije: da postanete žrtva okolnosti (konsultanta) ili da koristite alate oko sebe i izazove pretvorite u priliku.
Ljudi kažu da je pravi znak karaktera kako reagujete na izazove, a to važi i za vaše poslovanje. Sa sistemom za upravljanje kvalitetom (QMS), lako možete pretvoriti mnoge operativne izazove u mogućnosti za uspeh i uvek imajte na umu da morate što pre da se oslobodite zavisnosti od konsultanta.
